Az elektronikus számlázás jövője: vége a PDF-számlázásnak?

Amint arról korábbi hírlevelünkben már hírt adtunk, a “VAT in the Digital Age” (ViDA – héa a digitális korban) adóügyi cselekvési tervben foglalt célok eléréséhez 2022. december 8-án az Európai Bizottság jogszabálymódosítási javaslatcsomagot tett közzé. Ennek részét képezi a digitális jelentéstételi kötelezettség (Digital Reporting Requirements – DRR) szabályozása, melynek keretében az EU a héairányelv számlázásra vonatkozó szabályait is jelentősen módosítaná, részben már 2024-es hatálybalépéssel.

Miért van rá szükség?

A javaslat indokolása szerint a héarendszer nemcsak ki van téve a csalás kockázatának, hanem a vállalkozások számára is egyre összetettebbé és megterhelőbbé vált. Különösen a határokon átnyúló kereskedelemre vonatkozó 30 éves héaszabályok nem igazodnak a digitális korban folytatott üzleti tevékenységhez, ezért szükségszerűen át kell gondolni, hogy a technológia hogyan használható fel a vállalkozások adminisztratív terheinek és kapcsolódó költségeinek csökkentésére, valamint az adócsalás elleni küzdelemre.

A jelenlegi széttagolt rendszerben egy adóalany, ha az Európai Unió több tagállamában is gazdasági tevékenységet kíván folytatni, abba a problémába ütközik, hogy országonként eltérnek a számlázásra irányadó szabályok: kötelező-e elektronikus számlát kibocsátani, és ha igen, milyen feltételekkel, kell-e a számlaadatokról információt szolgáltatni az adott tagállami adóhatóság felé, és ha igen, milyen struktúrában, milyen megőrzési előírások vonatkoznak a papíralapú és az elektronikus számlákra stb.

Az adóhatóságok pedig a határon átnyúló ügyletekről csak jelentős késedelemmel, az összesítő nyilatkozatok alapján értesülnek, amikor gyakran már késő a csalók nyomába eredni.

A fentiek miatt Közösségen belüli ügyletek vonatkozásában a jelenlegi havi/negyedéves összesítő nyilatkozatot az elektronikus számlázáson alapuló, valós idejű, tranzakcióalapú, digitális jelentéstételre való áttérés váltja fel, a határon átnyúló Közösségen belüli ügyletekről pedig az adóalanyoknak elektronikus számlát kell majd kibocsátaniuk, és a számlák bizonyos adatairól automatikusan adatot kell szolgáltatniuk az adóhatóság felé. A tagállamok a belföldi, vállalkozások közötti ügyletekre is bevezethetnek kötelező elektronikus számlázást, feltéve, hogy a vállalkozások számára ugyanazt az európai szabványt teszik elérhetővé.

Mi változik a számlázás terén?

Az elektronikus számla definíciója

A héairányelv tervezet szerinti új definíciója alapján 2024-től elektronikus számlának a jövőben csak akkor minősülhet egy számla, ha

• tartalmazza a héairányelvben előírt adatokat, és
• olyan strukturált elektronikus formában
  • állították ki,
  • továbbították és
  • fogadták be,

amely lehetővé teszi annak automatikus és elektronikus feldolgozását.

Az egyszerű PDF-formátumú számlák, amelyek nem tartalmaznak strukturált adatokat, a jövőben nem minősülnek elektronikus számlának.

Egyes szakmai portálokon ezzel kapcsolatosan az az álláspont olvasható, hogy a PDF-számlák 2024-től papíralapú számlának fognak minősülni. A jelenleg ismert magyar adóhatósági álláspont azonban az, hogy 2024-től a nem strukturált formában kiállított, továbbított és befogadott számla papíralapúnak azért nem lesz tekinthető, mert egyik mozzanat sem papíralapon történik, elektronikus számlának viszont azért nem, mert nem felel meg az új előírásoknak. 2024-től ezért, ha egy adóalany kiállít egy számlát, és egyszerű PDF-fájlként megküldi a partnerének, ez egyáltalán nem fog megfelelni a jogszabályi előírásoknak, vagyis a felek nem fognak rendelkezni szabályszerűen kibocsátott számlával az ügyletről.

Megfelel ugyanakkor az előírásoknak a számla akkor, ha a PDF-be beágyaznak egy XML-t, mivel ekkor a csatolmány tartalmazza a strukturált adatokat.

Vevői beleegyezési kötelezettség eltörlése

A tervezet alapján hatályon kívül kerül az az előírás, amely szerint elektronikus számla alkalmazásához a számlabefogadó beleegyezése szükséges.

2024-től tehát a számlakibocsátón múlik, hogy elektronikus számlát bocsát-e ki a vevő felé, a számlabefogadóknak ezért fel kell készülniük az elektronikus számlák feldolgozására és előírásszerű archiválására.

Az archiválási szabályok uniós szintű egységesítése ugyanakkor nincs napirenden. Ez álláspontunk szerint az egységesség ellen hat. Hiába kötelező ugyanis a tagállamoknak az európai szabvány alkalmazását biztosítani elektronikus számlázás esetén, ha az elektronikus számla megőrzésére egyes tagállamokban lényegesen szigorúbb előírások vonatkoznak, mint másokban. Célszerű lenne ezért a számlák tárolására irányadó szabályok tekintetében is egységes kereteket meghatározni, uniós szinten korlátozva azokat a feltételeket, amelyeket a nemzeti jogszabályok előírhatnak ezen a területen, annak érdekében, hogy a vállalkozások inkább az e-számlázás előnyeit lássák, mint a hátrányait és kockázatait.

Kötelező elektronikus számlázás

A héairányelv jelenleg a papíralapú és az elektronikus számlákat egyenrangúként kezeli, az új szabályozás értelmében azonban 2028-tól alapértelmezetten strukturált elektronikus formában kell majd kiállítani a számlákat. Papíralapú számla kiállítására csak akkor lesz lehetőség, ha azt a tagállamok engedélyezik, azzal, hogy ez az engedélyezés nem terjedhet ki azokra az esetekre, amelyekben az összesítő nyilatkozatot felváltó digitális adatszolgáltatási kötelezettség áll fenn.

Több tagállam kapott engedélyt a kötelező elektronikus számlázás alkalmazására irányuló különleges intézkedés bevezetésére, ahol már ilyen elszámolási rendszereket alkalmaztak. E tagállamok csak 2028. január 1-jéig alkalmazhatják ezeket a rendszereket, ily módon biztosítva az uniós digitális adatszolgáltatási rendszerrel való konvergenciát.

Gyűjtőszámlák megszűnése

Az új adatszolgáltatási rendszer célja, hogy az adóhatóságok számára szinte valós időben szolgáljon információkkal az ügyletekről, valamint elősegítse az elektronikus számlák használatát. A naptári hónapra vonatkozó összesítő számlák (gyűjtőszámlák) kiállításának lehetősége ellentétes ezekkel a célokkal, ezért 2028-tól a tervezet szerint már nem lesz lehetőség összesítő számlák (gyűjtőszámlák) kiállítására.

A kötelező adatok körének bővülése

A tervezet értelmében 2028-tól a számla kötelező adatai közé tartoznak majd az alábbiak:

• helyesbítő számla esetében a helyesbített számlát azonosító sorszám,
• az értékesítő azon bankszámlájának száma, amelyen a számla ellenértékét jóváírják,
• a termékek vagy szolgáltatások kifizetése esedékességének időpontja, vagy – amennyiben részletfizetésről állapodtak meg – az egyes kifizetések időpontja és összege.

Amennyiben a fenti témákat érintően kérdések merülnek fel, forduljanak szakértőinkhez bizalommal.