Az online számlaadat-szolgáltatás gyakori hibái

Jóllehet az online számlaadat-szolgáltatás az elmúlt években széles kör számára kötelezővé vált, még mindig gyakran tapasztalhatóak adatszolgáltatási hibák.

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) a honlapján közzétett egy az ellenőrzési tapasztalatai alapján összeállított tájékoztatót, hogy segítsen a gyakori, ám könnyen megelőzhető hibák kiküszöbölésében.

A leggyakoribb hibák kapcsán a NAV a következő fontos szabályokat gyűjtötte össze:

• Online számlaadat-szolgáltatás a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalon elérhető Online Számla rendszerben teljesíthető. A tesztfelületen (https://onlineszamla-test.nav.gov.hu) rögzített adatok a NAV nyilvántartásában nem jelennek meg.
• Az Online Számla rendszer kézi rögzítő felületén nem lehet számlát kiállítani, az kizárólag a kiállított számlák adatainak manuális rögzítésére használható.
• A NAV Online Számlázó programjából kiállított számláról nem kell az Online Számla rendszer kézi rögzítő felületén adatot szolgáltatni, mert az adatszolgáltatási kötelezettséget a NAV Online Számlázó programja automatikusan teljesíti.
• Az online pénztárgéppel előállított egyszerűsített számlákat nem kell rögzíteni az Online Számla rendszerben. Azokról a pénztárgép más módon küld adatot.
• A számlatömbben kiállított számlákról az Online Számla rendszer kézi rögzítő felületén manuális adatrögzítéssel kell teljesíteni az adatszolgáltatást. A kézi számlák adatait nem szabad rögzíteni a NAV Online Számlázó programjában, mert az nem online számlaadat-szolgáltatást, hanem egy újabb számla kiállítását eredményezné.
• Az Online Számla rendszer kézi rögzítő felülete a kibocsátott számlák adatainak pontos rögzítésére szolgál, azonban nem használható a kibocsátott számlák adataiban észlelt hibák közvetlen javítására. Ha a kibocsátott számla hibás, akkor azt a hiba jellegétől függően módosító vagy érvénytelenítő számlával kell korrigálni.
  • Ehhez kapcsolódóan felhívjuk Ügyfeleink figyelmét, hogy az adatszolgáltatást befogadói oldalon (az “M lapokon”) is a számla adatairól kell teljesíteni. Ha tehát hibát észlelünk (pl. a kibocsátó korrekciós számlán nem tüntette fel az eredeti számla sorszámát vagy hibásan szerepeltette a teljesítés dátumát; előlegfizetésről csak díjbekérő és végszámla készült, előlegszámla nem), akkor nem tehetjük meg, hogy azokról az adatokról szolgáltatunk információt a NAV felé, amelyeknek szerepelniük kellene a számlán, hanem a kibocsátótól kell kérnünk a bizonylat korrigálását.
• Forinttól eltérő pénznemben kiállított számlákról teljesített adatszolgáltatás során nem szabad összekeverni a forintban és a külföldi pénznemben kifejezett értékeket, mivel az a számlától nagyságrendekkel eltérő adatokat eredményezhet.
  • Külföldi pénznem esetén arra is figyelni kell, hogy 2021-től az adóalap forintra történő átszámításához alkalmazott, Áfa tv. 80. § és 80/A. § szerinti árfolyamról köteles adatot szolgáltatni. Itt is igaz, hogy ha a számlán nem az Áfa tv. előírásai szerinti árfolyam szerepel, helytelen az az eljárás, ha az adatszolgáltatás a jogszabályi követelményeknek megfelelő, de a számlaadatoktól eltérő árfolyamról történik. Az adatszolgáltatásnak a számlaadatokat kell lekövetnie akkor is, ha azok hibásak, a javítás pedig magának a számlának a korrekciójával végzendő el.
• A módosító számlákról, illetve a kiállított számlákat érvénytelenítő számlákról is adatot kell szolgáltatni. Fontos, hogy az eredeti számlákat módosító vagy érvénytelenítő számlák ne csak a számlaadat-szolgáltatásra létrehozott Online Számla rendszerbe, hanem a számlakiállítók könyvelésébe, és ezáltal bevallásaiba is bekerüljenek.
• A kiállított számlákat módosító, illetve érvénytelenítő számláknál az adatszolgáltatásban is hivatkozni kell az eredeti bizonylatokra.
• Az Online Számla rendszerbe beküldött számlaadatok összességének technikai érvénytelenítése nem azonos a hibás adatokkal kiállított számla érvénytelenítésével. A technikai érvénytelenítés ugyanis kizárólag a helytelen adatszolgáltatás érvénytelenítésére szolgál, vagyis arra, hogy a technikai érvénytelenítés kérésének jóváhagyását követően a kiállított számla adatait már a valóságnak megfelelően lehessen rögzíteni.
• A beküldött számlaadatok technikai érvénytelenítésének kérése nem eredményezi automatikusan a sikeres technikai érvénytelenítést, mivel a technikai érvénytelenítésre vonatkozó kérést a rögzítését követően jóvá is kell hagyni az Online Számla rendszer „Nyilatkozatok” menüpontjának az „Adatszolgáltatás érvénytelenítése” részében.
• A NAV Online Számlázó programja által teljesített számlaadat-szolgáltatás technikai érvénytelenítését kizárólag a NAV Online Számlázó programjában lehet kezdeményezni, a „Számlák” listaoldalon az adott számla sorának végén található ikonra kattintva választható „Technikai érvénytelenítés” funkcióval. A technikai érvénytelenítés kérésének jóváhagyása ebben az esetben is az Online Számla rendszer „Nyilatkozatok” menüpontjának az „Adatszolgáltatás érvénytelenítése” részében végezhető el.
• 2021. április 1-jétől már kizárólag 3.0 XSD-verzióval teljesíthető az online számlaadat-szolgáltatás. A korábbi 1.0, 1.1, illetve 2.0 XSD-verzió használatával érkező számlaadat-szolgáltatásokat az Online Számla rendszer hibaüzenettel elutasítja.
• Ha az adózó elsődleges felhasználója valamilyen okból az Online Számla rendszerben újragenerálja a technikai felhasználóhoz tartozó XML-aláírókulcsot és XML-cserekulcsot, akkor az új kulcsokat rögzíteni kell a számlázó programban, különben az interfészen keresztüli adatküldés meghiúsul.
• Az adózó által használt számlázó programnak biztosítania kell a kiállított számlák kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozását.
  • Amennyiben a kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozás nem biztosított, az ilyen számlázó program használatával kibocsátott összes „számla” adóigazgatási azonosításra alkalmatlannak minősül, ami számlakibocsátói oldalon mulasztási bírság kiszabásához, számlabefogadói oldalon pedig adóhiányt eredményező hatósági megállapításhoz vezethet, ha ilyen bizonylatra adólevonási jog alapítása történik.

Minthogy ezek a bizonylatok eleve nem tölthetik be az Áfa tv. értelmében vett számla funkciót, lévén hogy adóigazgatási azonosításra alkalmatlanok, ezért az érvénytelenítésük indokolt, és helyettük immár a jogszabályi követelményeknek megfelelő számlázó program használatával kell az ügyletek teljesítéséhez kapcsolódó számlakibocsátási kötelezettségnek eleget tenni.

• Az Online Számla rendszerben nem lehetséges egy adott számlasorszámmal több adatszolgáltatást teljesíteni, hiszen a számlát azonosító sorszám egyedi.
• Kiemelten fontos a vevő adószámának pontos rögzítése, annak érdekében, hogy mindig a gazdasági eseményben érintett valós partner szerepeljen az adatszolgáltatásban. Csoportos áfaalany vevőnél a csoportazonosító számot kell rögzíteni az adatszolgáltatásban, nem pedig az egyes csoporttagok adószámát.
  • Amennyiben észleljük, hogy magán a számlán sem szerepel – hibásan – a csoportazonosító szám, akkor az adatszolgáltatásnak természetesen a valós számlaadatokat kell tükröznie, a hiba javítását a számla korrekciójával kell elvégezni.

A fenti szabályok mellett az adóhatóság a következő javaslatokat fogalmazta meg:

• Az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatosan saját belső kontrollmechanizmusok kiépítését javasolják az Online Számla rendszer lekérdezési lehetőségének, illetve számlázó program alkalmazása esetén a NAV-szerver visszajelzéseinek a segítségével. Ezzel megelőzhető, hogy egy esetleges NAV-ellenőrzés tárja fel a hibás adatokat, illetve adatszolgáltatásokat, ami szankciókkal járhat.
• Az adatszolgáltatási problémák megelőzése érdekében a számlázóprogramot használó adózóknak javasolják az általuk használt szoftverek fejlesztőivel való együttműködést, valamint a NAV által a számlázóprogramok fejlesztői számára összeállított ajánlás figyelembevételét a programok kialakításánál. Az adatszolgáltatással kapcsolatos mulasztás szankciója ugyanis az online számlaadat-szolgáltatás szabályszerű teljesítésére kötelezetteket, magukat az adózókat terheli.
• Javasolt továbbá az Online Számla rendszer „Szolgáltatások” menüjéből az elsődleges felhasználók által elérhető „Használati statisztika” időszakos áttekintése, mivel a „Használati statisztika” fontos információkat tartalmaz az adatszolgáltatás feldolgozási arányairól, minőségéről, tipikus hibáiról, és rámutat azokra a technikai problémákra is, amik fejlesztést igénylő feladatként jelentkeznek az adózók oldalán. A „Használati statisztika” alkalmazásáról egy kisfilm is készült, ami a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalnak „A rendszerről” elnevezésű főmenüjében közvetlenül megtekinthető).

A NAV ajánlja továbbá, hogy az adózók az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatos aktuális információkért kövessék figyelemmel a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalt.

Amennyiben Önök is hasonló jellegű problémákkal küzdenek, javasoljuk keressék fel szakembereinket, hogy gyors és hatékony megoldást nyújthassunk a nehézségek megoldására.